نظريات الوقت
النظرية الأولى: مصفوفة الاولويات لستيفين كوفي.
النظرية الثانية: مبدأ باريتو قانون 80\20 .
النظرية الثالثة: قانون باركنسون.
أي عمل نقوم به ينحصر في واحد من المربعات الأربعة التالية من مصفوفة الاولويات...المهم والعاجل.
مستعجل | غير مستعجل | |
---|---|---|
مهم | أمور مهمة مستعجلة (الطوارئ والإنتاج) | أمور مهمة غير مستعجلة (الجودة والفعالية) |
غير مهم | أمور غير مهمة مستعجلة (الخداع) | أمور غير مهمة غير مستعجلة (الهروب) |
والتي تُقسّم أنشطتنا إلى أربع مجموعات حسب بُعدي الأهمية والاستعجال.
المربع الأول: هو مربع مهم ومستعجل: مربع الطوارئ... امور مهمة جدا ومستعجلة من الناحية الزمنية... مثال: عندك امتحان غدا.
المربع الثاني: وهذا هو مربع الناجحين وهو مربع التخطيط للأمور المهمة لكنها غير مستعجلة... مثال: التخطيط لرحلة..
المربع الثالث: أمور غير مهمة لكنها مستعجلة وغالبية الناس يظنون أن الامور المستعجلة هي المهمة... مثال: سيارتك بحاجة إلى وقود.
المربع الرابع: مربع عكس المربع الأول.أمور غير مهمة وغير مستعجلة... مثال: دردشة على الإنترنت..
لا تنس ما يلي:
- لا تجعل حياتك طوارئ.
- لابد من التركيز على المهم غير العاجل.
- اقض معظم الوقت في أعمال المربع الثاني فتنظيم المربع الثاني يساعدك على تقليل أعمال المربع الأول
- إذا كان أكثر من 60% من وقتك في المربع الثاني فقد نجحت في إدارة وقتك...أي حياتك
- لنرتب الأولويات في حياتنا ولنبتعد عن الأمور غير المهمة
وتقول النظرية: بان هناك من يستطيع في 20% فقط من وقته ان ينجز 80% من المطلوب انجازه وذلك (بعدم التسويف والمماطلة واستغلال اوقات الذروة للنشاط) وهناك من يضيع 80% من وقته في انجاز 20% فقط من المطلوب انجازه..و هذا ليس استغلالا جيدا للوقت. ركّز على الانشطة التي تحقق عائدا كبيرا. قانون باريتو إن 20% من الوقت المنفق ينتج 80% من النتائج كما في الشكل التالي
قانون باركنسون: يقوم هذا القانون على مفهوم مؤداه أن العمل يُتوسَّع فيه لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه
وهذا يدعو إلى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما .
لأن أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينه وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفسا لمهمه، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها.
باختصار
تقول النظرية: يتمدد العمل كي يملأ الوقت المتاح لاستكماله.
كيف تطبق النظرية: حوّل اعمالك إلى مشاريع، أي حدّد موعدا نهائيا لكل عمل من الأعمال والتزم بهذا الموعد، وابدأ بالأهم اولا ثم المهم ثم الاقل اهمية..
انظر إلى الشكل التوضيحي كيف يتمدد العمل